仕事の効率が3倍UP!整理・整頓4S仕事術

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仕事の効率が3倍UP!整理・整頓4S仕事術 (アスカビジネス) 仕事の効率が3倍UP!整理・整頓4S仕事術 (アスカビジネス)
石谷 慎悟

明日香出版社  2009-12-15
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明日香出版社様より献本御礼。
今年もいよいよ大晦日。多くの会社では28日に納会を行い、その前までは1年の大掃除に追われたという人もいることだろう。特に整理していない人であればこの日ほど、整理に追われるという日はないことだろう。そうでなくても「あのファイルはどこに置いたのだろう?」というようなことになりかねず、その資料を探すだけでもタイムロスを生じてしまう。私も無精のせいか、整理に関しては疎い。本書では仕事における様々な4S(整理・整頓・清掃・清潔)を紹介している。

第1章「整理・整頓はキレイにするだけの活動ではない」
みなさんは「整理・整頓」はどのように考えているのだろうか。みすぼらしいような机や引き出しを整理することによって見栄えをすっきりするだけのことだろうか。
それは単なる「掃除」と言い、「整理・整頓」ではない。では本当の「整理・整頓」とはいったい何なのだろうか。
一例を挙げると、
・他人がみても、どのように分類しているのか分かる。
・分類することによって、生産性を向上させる。
・セキュリティを行っている。
・思考の整理を行う。
というのがある。
「整理・整頓」は単に「キレイ」するだけではなく、機能性・生産性を向上させることにも役立つ。

第2章「整理・整頓の考え方」
では「整理」「整頓」を国語的な意味でみてみよう。

「整理」
(1)乱れているものをそろえ、ととのえること。
(2)不必要なものを取り除くこと。
「整頓」
物事をととのった状態にすること。

(いずれもgoo辞書より)
整理はものを整えること、整頓はものを取り出しやすいように並べることにある。もっというと仕事の状況や、仕事の内容にあわせて、机や引き出しの状態を変えることを行う必要がある。仕事の内容によっては違うため、日頃からちょくちょく整理・整頓を心がける必要がある。

第3章「身の回りの整理・整頓」
身の回りの整理と言うと、様々なものがあるが、本章では書類整理から、ファイリング、文具の整理、共有スペース、引き出しの整理方法に至るまで多岐にわたっている。仕事上書類の多い人にとっては、整理方法に困る人も少なくない。タイムラインやカテゴリー別に分けることは様座な本でも書かれている。しかし分かっちゃいるけどできていないと言う人が多く、それを実践することにも困る人もいるため、本章で強調されているということはいかに重要であることが窺える。

第4章「パソコンの中の整理・整頓」
システムエンジニアに限らず、様々な職種でパソコンの中の整理ということに追われる。システムエンジニアでは、作ったソース(プログラム)から設計書に至るまでファイルは多岐にわたっている為、カテゴリー別に整理をしないとどこになにを入れるかわからなくなってしまう。常日頃から整理を心がけている。
しかし、プライベートほどそれに関して怠ることは多いのではないのかと考えてしまう。
仕事に限らず、パソコンの整理・整頓は行った方がよい。特に不要なアプリケーションはアンインストールを行うことをおすすめする。それによるファイル起動の遅延の可能性もあるためである。

第5章「会議室や倉庫の整理・整頓」
職場でもっとも見落としがちになるのが、会議室や倉庫が挙げられる。放ったらかしになりやすく、それでいて、整理・整頓も大変であるため、毎年末に行えればいいのだが、だいたい2〜3年に1度になってしまう。一方会議室は机の配置、ホワイトボードなどの備品の数・配置次第で会議の雰囲気ががらりと変わる。しかし、なにやっても同じと言う印象が強い人も少なからずいる。
倉庫も会議室も常に進化をする。そういった認識を持つ必要があるのではと私は思う。

第6章「仕事そのものの整理・整頓」
・・・邪な考えかもしれないが「人生の整理・整頓」というのもあった方がいいと考えてしまった。でもよくよく考えてみたら、これを「身辺整理」というのではないかと思ったり思わなかったり・・・。
余談はこれまでにして置いて、仕事の中でも他人に与えることのできる仕事も存在する。それなりに仕事ができるようになったら相手に仕事を与え、自分にしかできない仕事にエネルギーを集中することができる。また顧客にとって、必要がないと思っているような仕事も存在する。実際に仕事をしている私たちにとって、整理しなければならないが見えにくいところにあるのも事実である。そこで仕事の「見える化」をして、行うべき仕事を紙に書いて列挙をするというだけでも取捨選択の槍安さが違ってくる。

第7章「整理・整頓の取り組み方」
「人のふりみて、我がふり直せ」
「やっとさせ 言って聞かせて やらせてみて 褒めてやらずば 人は動かじ」
上記にある名言はなにを表しているのだろうか。これは相手に「整理しろ」や「整頓をしろ」と言っても、自分がそれに伴う行動を行っていなければ人はついてこない。相手に言う前にまず自分が行わなければ、チームや会社へと伝搬しないのである。

仕事において、「整理・整頓」をする事は効率化・生産性向上の上で必要なことの一つである。それを「知っている」人は多いが、実際に「している」人は多くない。
それを実行する・しない一つで大きく仕事が変貌するというのはなかなか分からないが、年末シーズンということで騙されたと思ってやってみてはどうか。

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